为加强部门档案管理工作的规范化，充分发挥档案在部门教学、行政管理及其他各项工作中的重要作用，结合部门档案工作的实际情况，特制定本制度。

一、文档归档范围为每学期部门管理过程中形成的各种行政、教学过程性材料。部门行政秘书和教学秘书分别负责行政档案和教学档案的收集及整理归档工作。

二、各种档案的归档必须采用科学分类、编排、编号的方法，登记造册、上架入柜，柜架排列科学合理。

三、档案归档采用纸质档案与电子档案相结合的归档方式，凡有原始签字、盖章的材料必须有纸质材料原件或复印件。

（一）纸质文件

1、归档的文件一般应为原件或复印件；

2、文件的内容必须真实、准确，与实际相符合；

3、文件应字迹清楚，图表清晰，签字盖章手续完备；

4、文件手写部分应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：圆珠笔、复写纸、铅笔等。

（二）电子文件

1、归档的电子文件应真实、完整、有效；

2、电子文件归档采用在线归档或者离线存盘方式进行。

四、归档流程

1、每学期末对形成的各种文件材料根据部门档案管理目录进行分类整理。

2、根据分类整理的文件材料按要求在档案系统中逐条录入文件信息及各级目录。

3、将纸质文件材料放入对应的资料室文件夹内，电子版放入对应的电子文件档案内。

4、教学过程性材料，如试卷、教学日志等，学期末由授课教师整理完成、经教研室主任及部门领导签字、填写《基础学科部XX资料交接记录表》后交给部门教学秘书，由教学秘书统一放入资料室相应的位置。

五、教学档案室非管理人员严禁入内，需要查阅资料的老师，必须经相关管理员同意，在指定地点查阅，查阅完毕后应立即归还。

六、要经常检查资料的保存情况，如有破损应立即采取修复措施，同时做好防潮、防火、防尘等工作。